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内容简介

这是一本指导人们有效进行时间管理,掌握劳动时间缩短术的社科书。书稿从日程管理术一直讲到商务谈判和会议的技巧、zuixin的数字活用术,介绍了超过400个缩短工作时间的“技术”,内容涉及很多方面,其中也有关于如何有效处理人际关系的内容,指导读者展开令人际关系变通畅的交流,制定不出纰漏的资料,达到在挽救失败的同时兼具防止时间损耗的效果。

作者简介

日本生产性改善会议

日本生产性改善会议是专门研究时间使用技巧的机构。为了寻得让大家在时间使用上取得压倒性优势的方法,生产性改善会议应运而生。他们所呈现的,是在日积月累中,稍花点儿功夫便能提升工作效率的“时短术”。

目录

第一章让工作顺利进展的日程术

第二章社会人必须具备的工作时间缩短术

第三章让事情顺利推进的对人关系术

第四章提高工作效率的整理术

第五章更上一层的数字活用术

第六章马上就能学会的超高速电脑操作术

精彩书摘

⊙⊙乘电梯时,比起“层数”要先按“闭合”

乘电梯时,要想更快到达目的地,比起“层数”要先按“闭合”按钮。即使先按了“层数”按钮,电梯也不会动,但是如果按下“闭合”按钮的话,门就会开始关闭,这期间再去按下“层数”按钮。希望大家平时就注意这点。

这样缩短的时间可能只有几秒,但是,在日常生活中经常想着“怎样工作最适合”来磨炼自己,到了关键时刻判断也会变得敏锐。每天的积累是非常重要的。

⊙⊙在工作的间隙设置30分钟的“预备时间”

工作的日程安排过多的话,只要一项任务慢了一点儿,就会影响接下来的工作,还有更以后的工作,这种延迟会不断地延伸,产生恶性循环。

为了解决这种工作上的停滞不前,如果工作了90分钟的话,就要休息30分钟,在任务和任务的间隙设置一个“预备时间”。

这样一来,即使工作延迟了,也可以利用预备时间解决,避免影响下一项任务。

⊙⊙在间隙时间内插入5分钟能完成的任务

会议或商谈的前后,在路程中产生的短暂时间,若是累积起来,就会成为很长的时间。

为了不浪费这些时间并有效地利用起来,可以事先准备好以利用这个间隙时间为目标的“5分钟就能完成的任务”,会收到很好的效果。

查阅新闻,整理笔记,确认资料等,如果是重要度和紧急度低的5分钟内就能完成的任务,就不太需要思考。因此,即便在会议或商谈这种要求思考的工作间隙去做,负担也很小,可以不必担心。

⊙⊙不要把工作时间设定为半点或整点

在日程表上写下工作的预计时间时,通常会以30分钟、1小时这样的单位来划分。但是,人有根据预计时间来调整工作本身的习惯。

比如把预计时间设定为1小时的话,即使50分钟能结束的工作也经常会花1个小时。而且,尽管还有10分钟的富余时间,工作质量却几乎没有提高。

为了防止这样的浪费,必须以10分钟、5分钟为单位来考虑工作的安排。也就是说,特意不把工作设定为半点或整点,会让工作效率化。

⊙⊙从“什么时候做完”变成“从什么时候开始做”

在进行工作安排的时候,决定“什么时候做完”是很重要的,但更重要的是“从什么时候开始做”。

仅仅设定截止日期的话,总觉得会有充裕的时间,就容易晚一步着手。而且,一旦开始着手,就可能会发现实际工作内容超过了预期,出现在截止日期前无法完成工作这样的失误。

首先要自己试着着手,了解这项工作的整体面貌,这样的话就能对什么时候才能完成有一个初步的印象了。

⊙⊙1分钟以内决定,1分钟以内行动

任何事情都要“马上”去行动,这一点很重要,但一旦变成行动,若只是用抽象的语言来描述的话,身体是不会动的。抱有具体的数值目标,才会将人导向实际行动。

所谓数值目标也只是个大致目标,15分钟也好,30分钟也好。适当的紧张感,有提高判断力和行动力的效果,建议设定为“1分钟以内”。

首先是身体,要渗透进“1分钟以内决定,1分钟以内行动”的感觉。其结果是,不会浪费时间思考,能直觉性地展开正确的行动。

⊙⊙把预估时间增加五成

如果想着“这项工作3个小时就可以完成了”,而花费的时间超过预想就会感到慌张。把预估时间“增加五成”左右就正好了。

首先,要做好在工作中可能出现突发情况,或被其他业务折腾的准备。周末或月末,会有无法推迟的事情跳出来,日程会不得不推迟,所以不能掉以轻心。如果是以前没有做过的工作,问一下有经验的上司和前辈,了解一下要花多少时间。预先找他们商量,如果出现突发事件却马上就到截止日期的话,他们有可能会帮助你。

但是,虽然增加了五成的预估时间,但不能就此磨洋工。如果时间有富余了,就做其他的业务吧。

前言/序言

一天对谁来说都是平等的24小时。尽管如此,却有工作处理得很好,收入也很丰厚,有充分时间享受余暇的人;也有忙于工作,在公司的评价和收入都很低,享受余暇时间不多,还要加班并在假日出勤的人。

同样是商务人士,为什么会有如此大的差别呢?答案就是“时间的用法”。会工作的人、讴歌人生的人,与并非如此的人相比,在使用时间的技巧上会有压倒性的优势。也就是说,前者是专业的时间管理者。

这《时短术》,会从日程管理术一直讲到商务谈判、会议的技巧、最新的数字活用术,介绍超过400种缩短工作时间的“技术”。这之中也有关于人际关系的章节之类的和缩短工作时间关系不大的项目。但是,缩短工作时间并不是单纯地让所有工作都效率化。比如说,展开令人际关系变圆融的交流,制作不出纰漏的资料,可以在挽救失败的同时兼具防止时间损耗的效果。这些虽然都统称为缩短时间,但其内容涉及很多方面。

总之,说起缩短工作时间术的话,也许有人会诧异:“真的有用吗?”例如说,有的人觉得记电脑快捷键麻烦,而用鼠标操作。但是,如果使用快捷键来工作,一个工作日能缩短10分钟的话,简单地计算下,一年就能节省40个小时。

缩短工作时间术就是这样的“稍微下点儿功夫”的积累。你如果觉得自己工作慢,就趁此机会,来试一试这个你从来没想过的“稍微下点儿功夫”如何呢?

但是,有一件必须注意的事。通过缩短工作时间术而得到时间,是“手段”而不是“目的”。重要的是把应用缩短工作时间术而节省出的时间,变成磨炼自己的时间,或者是作为与家人、朋友、恋人相聚的时间。是把有限的人生,埋没在无限的工作中,还是变成缩短工作时间术的高手,把工作以外的时间也充实地度过?要选择哪种人生,就看诸位读者自己了。

2017年9月

生产性改善会议


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