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内容简介

人在职场,仅仅做好本职工作还不够,要学会恰到好处地向上司展示你的工作成果,而汇报工作无疑是一条捷径。《汇报工作是门技术活儿》详细分析了汇报工作的程序和注意事项,具体包括何时汇报、汇报什么、如何汇报、汇报过程中需要注意什么等一系列问题,并辅以大量例证,是让你不栽跟头的智慧经验总结,适合各类职场人员,尤其是职场新人阅读、参考。

作者简介

林汶奎,知名财经图书作家,中国商报新闻出版总社资深编辑,主要从事财经、管理类的图书策划和创作。先后出版过《史玉柱成功创业20律》《华尔街金融危机》《巴菲特的财富传奇》《索罗斯的财富传奇》《经济突围》等。

目录

第一章汇报工作就是与领导沟通

1.不汇报就是不尊重/2

2.克服怕见领导的心理/6

3.尽快适应领导的工作风格/11

4.主动汇报,让工作更加顺畅/15

5.实事求是,不自夸也不夸大其词/18

6.重视出差汇报,切不要一去“杳无音讯”/23

7.通过年度总结为自己加分/29

8.职场新人要加大汇报频率/33

9.上下级如何在非工作时间沟通/37



第二章汇报前,先把工作做到位

1.明确工作职责,热爱自己的职业/44

2.汇报前营造良好氛围,心情好才是真的好/48

3.汇报前,带齐相关资料/53

4.哪些情况下必须向上级汇报工作/57

5.掌握汇报工作的时机/61



第三章汇报时,巧妙应对各类领导

1.简明扼要地汇报,抓住领导的关注点/70

2.上级出现错误时,要学会巧妙地进谏/74

3.遭遇批评时不要急着辩解/80

4.领会领导的肢体语言/85

5.透过领导的眼神读懂领导的真正意图/91

6.巧妙应对各类领导/96

7.捕捉领导指示的弦外之音/102

8.巧妙拒绝领导的不合理要求/106



第四章掌握汇报工作的技巧

1.使用PPT汇报工作应注意的细节问题/112

2.从下封邮件开始,让领导关注你/116

3.有问题尽量自己解决,不要什么困难都摆出来/120

4.多用“假如”来为上级描绘美好蓝图/124

5.学会换位思考,从领导的角度考虑问题/128

6.说不清楚的用手势,讲不明白的用图示/132

7.说结论讲结果时,要有数据支撑/136

8.多用正面词汇,少用负面词汇/141

9.口头汇报需要注意的问题/144

10.提出问题,同时提出解决方案/148

11.巧妙捍卫自己的话语权/152

12.用惊艳的提案震撼你的领导/156



第五章避免陷入汇报工作的误区

1.汇报内容太简单,没有结论也没有分析/162

2.长篇大论,汇报工作抓不住重点/166

3.满口专业术语/170

4.汇报工作像挤牙膏,领导问一句,说一句/173

5.与领导争辩,挑战领导的权威/176

6.贬低他人工作,打“小报告”/181

7.报喜不报忧/185

8.工作时“小题大做”,汇报时“大题小做”/188

9.要主动请示,但不能越级汇报/193



参考文献/198

精彩书摘

9.上下级如何在非工作时间沟通

对于职场新人来说,并不是每一件任务都能在工作时间内完成或执行的,那么对于那些在节假日之中产生的结果和突发状况,是否应该马上向上反映、征求回复呢?假如经常在假期内拨通领导的电话,或许会让他心烦意乱而大为光火;而如果将部分重大事件拖后,又可能会让整个团队的利益受损。



吉冈幸夫的职业是一名销售员,他的领导是丹麦人,名字叫特赖恩?堪默。堪默先生的生意是将丹麦出产的各种零售品卖到亚洲,所以他聘用了吉冈幸夫做亚洲区的特派员,专门负责市场开拓与业务维护。由于两人的英语都很生涩,所以吉冈幸夫和领导的沟通只能依靠翻译软件,效率十分低下,两人因此很少进行工作之外的对话。

在一个周日的晚上,吉冈幸夫同来自韩国的零售商基本达成了合作意向。由于这名韩国老板需要先收两箱样货试卖,如果销路不错就马上签署批发协议。所以吉冈幸夫非常高兴,一回到宾馆,他马上给堪默先生打了电话。

周末加班为公司开拓新渠道,并且还初步搞定了一个新市场,这一点或许在绝大多数情况下都会得到老板的奖励。但是令吉冈幸夫没有想到的是,堪默先生竟然连续两次拒接了自己的来电,一直到第三次才接听了他的电话。

当吉冈幸夫和以往一样用蹩脚的英语汇报了本次成果后,他发觉对方对自己这次劳动成果似乎并不非常兴奋。在电话里,堪默先生仅仅简单地回答说:“我认为这个方案还需要进一步深入了解,比如货运的渠道、定价,以及其他所有事情,都需要进一步探讨。”

对于上级领导这番表述,吉冈幸夫感到非常意外,他追问说:“对不起先生,您所指的‘所有事情都需要探讨’,这个‘所有事情’到底是什么事情?”

“我会在周一给你发送电子邮件。”堪默先生说,“到周一你接到我的邮件之后就明白了。”很显然,这一次沟通并不理想。而且吉冈幸夫明白,如果按照欧洲时间计算,自己收到邮件的时间将会更晚,大概得到周一的凌晨或者更晚,这一点对于潜在的客户来说,毫无疑问是非常不尊敬的。

因此,在经过了一番深思熟虑之后,吉冈幸夫再一次拨通了堪默先生的电话,询问对方是否可以立即向亚洲发货。这一次,堪默先生终于被激怒了,他回答说:“我不想用自己的休息时间去工作,物流公司的人也在享受假期。如果没有其他事情,就等到周一再汇报工作,你明白了吗?”

经过这一次冲突之后,吉冈幸夫认为,自己的努力没有获得回报,反而遭受了不应有的评判。因此,两个月之后,他向堪默先生提交了辞呈,离开了这一工作单位。而堪默先生也没有挽留吉冈幸夫,从这一点来看,他对于这名辛勤工作的日本职工,也是并不欣赏的。



实际上,吉冈幸夫是一名好员工,堪默先生也不是一位糟糕的管理者。只不过从堪默先生的角度来说,下属汇报工作的时间选取不正确,这一点增加了两人之间的隔阂和不理解。在选聘吉冈幸夫接班人的时候,堪默先生指定的第一条准则就是“利用工作时间处理完所有业务,禁止假期内汇报工作”。在他看来,假期必须是和家人孩子一起出去娱乐放松的,或者一家人高高兴兴地享受美食,这样的生活态度,远远不是能够用金钱来衡量的。

那么,对于非工作时间的业务汇报,是否就应该一律推后到领导返岗之后呢?很显然这种观念也是不正确的。可以说,吉冈幸夫的工作态度,在全世界绝大多数管理者眼中,都是需要提出奖励的。因为对于销售行业来说,顾客就是上帝,能够开辟新市场的员工就是天使。所以有关于业务增长的工作汇报,任何时间、任何地点都将是被鼓励、被提倡的。而且,除了销售业之外,其余行业的工作内容,如果发生较为紧急的突发状况,也都是需要及时汇报的。所以说,是否应该在假期内向领导汇报工作,这个问题需要辩证分析,同时寻找到另一个更为合理的解决办法。在工作期间,上下级之间如果发生了像堪默和吉冈幸夫这样的冲突,那么一定是沟通出现了问题。

实际上,关于周末是否应该汇报工作,还是上下级之间没有提前做出良好的沟通而产生的分歧。一般来说,没有被领导特别指出的业务内容,都是可以延缓到工作时间再去汇报的。因为就一个相同的意外来说,管理者所能够承受的压力和变数,是远远超过普通职工的。在良好的工作经验和社会实力基础上,他们有能力应付一些看起来“非常严重”的问题。就堪默先生而言,他是一名富裕的丹麦企业家,对于开拓市场来说,或许早已经是“多一个不多少一个不少”了。更重要的是,老板和职工之间的商贸经验是不同的,当吉冈幸夫认为稍微不能满足客户的要求就会影响到自身业绩的时候,堪默先生觉得这两件事并没有太多关系。

而且,人都是存在惰性的,在任何时候剥夺他人的休闲娱乐时间都会令对方不悦。尤其在部分北欧国家,由于经济发展程度较高,人们对于金钱的依赖性相对较低,所以就出现了很多即便加班费比薪酬高很多也没有人选择加班的现象。与此同时,很多管理者同样也是打工者,下属职员在周末汇报工作,会让他们更加反感和恐惧。

所以,一个更为合理的方案,其实就是在接到任务之前,先和领导确认好,发生哪些情况可以推迟汇报,而哪些情况又是必须马上电话沟通的。应用到吉冈幸夫身上,他其实应该在礼拜五下班之前,就对堪默先生做出请示,问清楚对方周末是否依然工作,对于同韩国代理商之间的会面,是否需要即刻汇报进展等等。假如在这一环节上大家都做到了提前沟通,那么堪默先生或许也就不会对一名辛勤劳动的下属发火了。

从一定程度上来说,利用周末或者其他休息时间汇报工作,是并不受领导者欢迎的。在面对可能会出现突发状况的工作内容,作为一线执行者,应该提前就“休息时间是否依然接听汇报”与领导达成一致意见。如果在工作当中频频出现周末请求指示或者凌晨两点去拨通领导电话的状况,那我们只能说,这一个工作团队当中上下两级的沟通是异常失败的了。

前言/序言

在很多人看来,汇报工作无非是走走形式,只是流于表面文章的事情。还有一些人对领导下达的“早请示、晚汇报”很排斥,觉得领导小题大做,无非是为了彰显自己的权力。怀着这种心态的下属,往往无法受重用,而自己又不知其所以然。



那么,汇报工作到底重不重要呢?对于一个下属来说,懂得汇报工作的重要性和清楚汇报工作的各种技巧又意味着什么呢?



汇报工作当然极为重要。当你的上级将一项工作交给你后,并不是自此就不再过问了,事实上,他会时刻关注此项工作的进展,希望了解工作中是否会出现下属无法解决的问题。因为,一项工作完成得怎么样,进展如何,往往关系到他对下一步工作的部署。所以,他需要知道工作进展中的一切情况。另外,下属对汇报工作的重视,也是对领导的尊重。领导重视下属对自己的态度,而汇报工作是检验下属对其态度的一面镜子。如果下属重视汇报工作的话,就会将汇报做到细致深入;相反,下属不把汇报工作当回事,敷衍了事,在领导看来那就是没把自己当回事。对于这样的下属,领导是不认可的。



作为下属,懂得汇报工作的重要性,就能做到主动及时地向领导汇报自己的工作。这样的下属,会从汇报工作中获取很多经验。首先,能增加在领导面前的“能见度”。经常向领导汇报工作,自然会与领导有频繁的接触,能让领导更早地认可自己的能力,了解自己对工作的热情及认真负责的态度,从而更早地得到上级的关注和重视。另外,下属在汇报工作前,必须对自己的工作有一个全局的审视,了解工作中的问题所在,这样可以加深自己对这项工作的认识。而在汇报前的准备工作中,需要有条理地将事情搞清楚,这也是一种逻辑锻炼。此外,在向领导汇报工作时,因为对工作做过认真的思考,更能听明白领导给出的建议,学习到领导在处理问题时的高瞻远瞩。对于下属来说,每一次汇报都是一个很好的学习机会。而且因为及时汇报工作,也就减免了出错的可能,还能及时得到领导的帮助和支持。



当然,作为下属只知道汇报工作的重要性还远远不够,要知道汇报工作大有学问。比如,如何正确领会领导的意图和思路,在受到上级批评时,要以诚恳的态度应对,有则改之无则加勉,不要产生排斥心理,既不抱怨,也不推诿;在向上级提出合理建议时,要看场合,注意态度,把握好话语的分寸。



另外,汇报工作要懂得抓重点,不要眉毛胡子一把抓。没有一个领导喜欢听下属长篇大论地在那里汇报。汇报工作时要简明扼要地将事情说清楚,而且要条理清晰,切忌逻辑混乱。同时,不要满口专业术语,更不可领导问一句说一句。此外,汇报工作本身体现的是对领导的尊重,所以不要在汇报时与领导据理力争,挑战他的权威,那样吃亏的一定是自己。



由于汇报工作的目的就是让领导了解你的工作进展,因此,一定要实事求是,既不夸大,也不隐瞒,将工作的状况如实地告知领导,不要报喜不报忧,那样会影响领导的正确判断,从而导致决策失误。为了达到好的汇报效果,可以运用一些辅助材料,如图表、数据等。当领导提出不同意见时,要学会换位思考,站在领导的角度去考虑问题。在向领导陈述问题时,要提出自己的解决方案,不要将问题推给领导就万事大吉了,要有积极的参与意识,这样,领导会认为你是一个善于思考的下属,可以委以重任。即便是领导否决了自己的提案,也不要有负面情绪,不要气馁,工作本来就是不断学习的过程,每个人都是从不懂到内行的。



汇报工作看似简单,其实是门技术活儿。《汇报工作是门技术活儿》从汇报工作就是与领导沟通,汇报前,先把工作做到位,汇报时,巧妙应对种类领导,掌握汇报工作的技巧,避免陷入汇报工作的误区五个方面出发,以理论为基础,辅以大量例证,是让你不栽跟头的智慧经验总结,适合各类职场人员,尤其是职场新人阅读、参考。

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