编辑推荐

1、管理工作指南。普通职场人与管理精英的重要区别,一是工作能力高低,二是表现能力强弱。工作能力固然重要,但不懂工作汇报技巧却很难在上司面前有所表现。所以,升职加薪,除了能力,还要懂得汇报技巧。这是一本管理者不可或缺的工作汇报指南,也是一本职场升职加薪的秘籍。

2、职场生存智慧。职场人要成功不仅仅要拼执行力,更要拼表现力。大多数人在工作中选择了做默默无闻的“老黄牛”,不懂得自我表现之道,尤其是不懂汇报工作这门技术活。《做管理,就要这样汇报》将工作汇报的职场智慧化为可以操作的实用工具,有案例,有方法,有步骤,有要点,八大汇报技巧,干货十足,读者可现学现用,掌握汇报技巧才是正经事。

内容简介

很多人认为工作汇报只是做表面文章,只要把工作做好,上司自然看得到。事实上,做管理,拼的不光是硬实力,很多时候还要拼表现力。不是你所有的努力都会被上司看得到,如果你不重视工作汇报,不善于汇报工作,那你只能默默无闻地干到死。

做管理,工作汇报只占工作的20%,却决定了你80%的工作效率和工作成果,决定了上司对你80%的满意度。所以,汇报本身就是工作的一部分,它不是形式,而是实实在在的内容,是地地道道的正经事。《做管理,就要这样汇报》教会你管理必学、上司必赞的八大汇报技巧,干货十足,现学现用,从下一次沟通、下一次发言开始,让上司记住你,信任你,重用你。《做管理,就要这样汇报》适合各级管理者及职场精英人士阅读使用。

作者简介

秘祖利,实战派高级培训师,企业运营管理专家,沟通管理专家,上海交通大学继续教育学院干部培训中心教授,多家管理顾问机构特聘讲师。15年培训、咨询工作经历,致力于沟通管理、团队管理、员工管理、企业运营管理等方面的提升与改进,具有丰富的实战经验。主要课程有:管理者有效沟通、MTP中阶管理人员技能训练、新任主管管理技能训练、打造精英团队、班组长管理技能训练、打造优秀的生产经理、现场问题的解决力与改善力训练、现代企业员工职业化训练等。

目录

前言工作懂汇报,才是正经事

第1章定基调:让决定你命运的人能看到你

《哈佛学不到》的作者马克?麦考梅克曾说:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作;相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”尽管汇报工作不等于真正做好了工作,但它足以说明汇报工作的重要性。作为主管,如果你能通过汇报工作让上司看到你、了解你,并由此信任你,那么步步高升就离你不远了。

1.既要会干,还要懂汇报

2.汇报既是重视工作,也是重视上司

3.汇报工作的两种特质:勤于跑腿+不怕挨批

4.三个原则:尊重而不吹捧,请示而不依赖,主动而不越权

5.节点汇报:报告进度+反映问题+获得指导

6.突发事件汇报:告知困难+明示计划+请示决策

7.事后汇报:告知结果+展示业绩+赢得厚爱

第2章看类型:不同目的采用不同的汇报类型

同样是汇报工作,你想达到什么样的目的,决定了你要采用什么样的汇报类型。这是一个根本性、方向性的问题,决定了汇报的主题思想。比如,请示上司、建议上司、说服上司,这就是三种不同的汇报目的,相应地,你就要采用请示性汇报、建议性汇报、说服性汇报,并据此去准备相应的汇报内容。做到了这一步,你的汇报就成功了一大半。

1.告知性汇报:告知情况说结果

2.请示性汇报:把决策权给上司

3.求助性汇报:求助工作说困难

4.建议性汇报:提出建议说依据

5.说服性汇报:说服上司谈利弊

6.总结性汇报:总结工作走流程

第3章守原则:精通汇报“显规则”,前途不会黑

向上司汇报工作是一门艺术,要遵循一定的原则。不少主管只知道“汇报”,却不会“报”,就是因为没有遵守汇报的原则。比如,事先准备的原则、实事求是的原则、条理分明的原则、重点明确的原则、时机和场合的原则等。唯有掌握了这些原则,你的汇报才会让上司满意,你的前途才不会黑。

1.工作汇报的三重境界

2.规避常见问题:偏、散、乱、空、浅、假

3.绝对禁忌:越级汇报,就是“打小报告”

4.精心筹划:没有准备,绝不汇报

5.实事求是:不捏造,不浮夸,只讲发生的

6.条理分明:任何时候都要思路清晰

7.重点明确:精准表达,快速传达重点信息

8.找对时机:让汇报取得圆满的结果

第4章重逻辑:环环相扣最能引起上司的重视

工作汇报本质上是一种沟通,要想取得理想的效果,就不能缺少表达的逻辑。从与上司见面,到与上司再见,汇报的整个过程是有流程可循的。比如,先讲结论,再阐述现状,揭露隐患,提供方案,并洗耳恭听,复述要点,表达理解。如此环环相扣,最能引起上司的重视。

1.结论先行:先讲结论,让上司心里有底

2.阐述现状:说明工作进展到哪一步

3.揭露隐患:分析可能存在的隐患

4.提供方案:让领导做选择题,而非问答题

5.洗耳恭听:说完你该说的,就该听领导怎么说

6.复述要点:对领导的指令进行确认

第5章立结构:精品内容源于用心构造

汇报质量的好坏,除了取决于遵守汇报的原则和重视汇报的逻辑,还取决于汇报的内容。所谓“内容为王”,任何事情都在于内容的打造,工作汇报也不例外。要想打造精品内容,你就必须用心构造汇报的结构。如此,才能让汇报的主题凸现出来,让汇报的重点成为上司关注的焦点,让你的建议成为上司重视的金点子。

1.黄金四要素:人物、时间、地点、事件

2.核心观点:30秒构思汇报的核心观点

3.主题内容:用金字塔原理构建汇报的主题内容

4.背景分析:重点不在BBQ,而在QBQ

5.模块组合:合并同类项,避免重叠

6.模块排列:汇报多项工作要讲究先后次序

第6章讲技巧:方法不对,所有努力都白费

同样是汇报,为什么你向上司汇报,上司的反应是:“这种小事情你不需要跟我啰嗦,你自己去办就行了。”而别人去汇报,上司的反应却是:“很好,这样的细节都能关注得到,想得很周全!”如果这种事情发生在你身上,不要急着抱怨上司偏心,而要检讨自己的汇报技巧是否过硬。关于汇报,应多种手段并用,有技巧地汇报工作,才能赢得上司的认可。

1.5W2H表达法:全面反映问题

2.纵向表达:自上而下成一体

3.横向表达:横向演绎法或归纳法

4.渐进式表达:层层递进对上司施加影响

5.数据化表达:关键数字胜于长篇大论

6.视觉化表达:把面临的情况画给上司看

7.用好PPT:把汇报内容直观地呈现出来

第7章分对象:用上司最喜欢的方式汇报

向上司汇报工作,目的是让上司知晓你当下工作的进展、遭遇的问题,赢得上司的信任和支持,得到上司的指导和帮助,进而解决问题,开展下一步工作。每一名上司都有自己独特的工作风格,在汇报工作时不可千遍一律,而要针对上司具体的工作风格制定汇报策略,如此你的汇报方式才能给上司留下好感,你的汇报内容才更容易打动上司。

1.四大领导风格:强势型、互动性、细节型、整合型

2.结果型上司——侧重简练汇报

3.听觉型上司——侧重口头汇报

4.视觉型上司——侧重PPT汇报

5.感觉型上司——侧重感受分享

6.阅读型上司——侧重邮件汇报

第8章抠细节:别因一时疏忽给汇报留下污点

从汇报的准备、汇报的进行,到汇报结束,还包括过程中的一些细节,各个环节都是需要重视的。有些主管汇报不注意细节,比如,不守时,不敲门就闯入上司的办公室,汇报时发牢骚,不做记录,不懂装懂,与上司争辩等,都是不好的习惯,甚至可以说是汇报的禁忌。因此,千万别因一时疏忽影响了汇报的质量。

1.基本礼仪:严格守时+轻缓敲门

2.理性汇报:避免无意义的抱怨

3.目光对视:汇报时请与上司对视

4.虚心请教:甘愿当上司的“小学生”

5.做好记录:带上纸笔,边听边做记录

6.绝不争辩:上司的批评永远是“对的”

7.委婉提示:委婉提示上司的错误决定

精彩书摘

第1章定基调:让决定你命运的人能看到你

《哈佛学不到的管理策略》一书的作者马克?麦考梅克曾说:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作;相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”尽管汇报工作不等于真正做好了工作,但它足以说明汇报工作的重要性。作为主管,如果你能通过汇报工作让上司看到你、了解你,并由此信任你,那么步步高升就离你不远了。

1.既要会干,还要懂汇报

努力工作才能得到老板的器重,这是中国很多受过传统教育的人的普遍想法。很多长辈告诉晚辈:“到了单位要好好干,要脚踏实地,不争不抢不邀功。”“在公司里要多做事,少说话,这样领导才会喜欢你。”想当年,我的一位表叔就是这样教育她女儿的。

表叔的女儿叫赵艳梅,28岁那年研究生毕业,进入北京一家传媒公司。应聘到公司那天晚上,表叔表婶开心极了,一家人围坐着给女儿祝贺。身为一名老党员,表叔酒后免不了要发言,他恨不得把一辈子的职业心得都教给女儿。

在诸多肺腑之言中,赵艳梅只听进去了那句“干工作,领导最喜欢的是勤勤恳恳、兢兢业业,不给他找麻烦的下属。你干得好不好,领导心里很清楚,因为你的业绩摆在那里,这是做不了假的。”

上班之后,赵艳梅不知不觉将爸爸的话落实到工作中。加之她本来就性格温和、为人处事低调内敛。因此,她总给人一种与世无争、不求功名利禄的印象。

赵艳梅所在的部门业务集中,经常要分成几个小组来跟进不同的项目。每次小组开会,赵艳梅总是把自己的方案拿出来供大家讨论。她才思敏捷,所提供的方案往往都能成为最后的实施方案。这时小组长把讨论出来的方案拿去向部门主管汇报,赵艳梅也不介意方案上写的是谁的名字。因为她认为方案都是自己提出来的,大家讨论只不过是在具体内容上做些细微地修改,方案是谁的大家心知肚明,争不争那个名字无所谓。

一晃三年过去了,赵艳梅还是个小职员。部门内的人员晋升、加薪与她无关,去海外考察、年终考评最佳员工、单位出资的公费培训机会等,从来都没有她的份。她感到很奇怪:为什么自己工作出色,却被领导忽视?但她又找不到原因。直到她进入公司第三年的年会晚宴上,老板喊不出她的名字时,她才如梦方醒。

年会那天,所有活动进展顺利,晚上公司举行庆功宴,犒劳大家这一年的付出。宴会中,老板手握酒杯逐一给员工敬酒,敬到赵艳梅时,老板看了看她,指着她向部门主管问道:“这位女士好眼熟,她的名字是……”部门主管居然支支吾吾道:“叫赵什么梅来着?”

当时整桌子的人都惊呆了,作为一名上班三年的老员工,老板叫不出她的名字也就算了。没想到部门主管也叫不出她的名字,这太让人意外了。当时大家一番哄笑而过,赵艳梅恨不得找个地缝钻进去。因为她明白,在公司混迹三年,老板和部门主管叫不出她的名字,这绝对不是一件好笑的事……

在职场中,像赵艳梅这样吃力不讨好的“小黄牛”一抓一大把,有类似行为表现的主管级人物也不少见。他们总觉得自己能晋升主管一职,靠的是默默地工作和付出。这话也不假,没有脚踏实地的,不可能换来上级的重用和提拔。但只知道默默付出,却不懂得表现自己,无疑会让自己这颗金子埋没。

有些主管坚持认为“是金子总会发光,埋头苦干终会得到领导赏识。”于是,平日里低调内敛,见到领导时能少说话就少说话。甚至完成了一单大项目,被别人邀功抢了风头,也毫不介意。

遗憾的是,在这个“注意力经济”时代,默默无闻的“黄牛”理念已经过时了。理由很简单,在公司里,有才干、有成绩的人很多,别人不但会干,还会向上司汇报成绩,而你只是会干,却不知道表现自己,上司怎么能在人堆里发现你呢?上司都不能发现你,又怎么了解你呢?上司都不能了解你,又怎么欣赏你、信任你呢?又怎么给你委以重任,提拔你、重用你呢?所以,职场第一法则是进入上司的视野,让上司看到你、关注你,继而了解你、认识你,这样上司才有可能信任你、重用你。

进入上司的视野,最行之有效的方法就是主动向上司汇报工作。这也是最名正言顺接近上司的机会,是最直接的提高“能见度”的办法。当然,汇报工作是一件严肃的事情,它不是作秀,不是哗众取宠、夸夸其谈,而是建立在把工作做好的基础之上,如实地反映工作状况和工作成果。

汇报工作是与上司沟通的重要途径,也自我展示的有效手段,是一件极富艺术性的事情。向上司汇报工作,从项目角度来看,它有两种功能:一是“分责”,即通过汇报工作中遇到的困难,把上级管理、监督的责任清楚地传递到位;二是“分功”,即通过汇报工作的积极成果,让上司分享功劳,再惠及参与人员。

那么,我们应该怎样把握向上司汇报工作的机会呢?

◎主动把握汇报工作的机会,积极推销自己

上司是你的内部客户,你必须时刻让他认识到你的价值。为此,你应该主动把握汇报工作的机会,向他展示你的想法、计划,由此展示你的能力、重要性和价值。

(1)及时向上司汇报工作进展情况或有关事项的办理结果

这些事情是你应该主动去汇报的,如果你不去汇报,那是你的失职,很容易让上司对你失去信任感。通过你的汇报,上司不仅可以了解某项具体工作的实际情况,而且能对全局工作产生新的判断和改进工作的思路或方法。

(2)本该由你自己去作的工作汇报,拒绝让他人代劳

既然有些工作汇报本该由你自己去做,那就不要让某些“好心之人”代劳。在这方面,有个值得警醒的例子:

詹姆斯·琼斯在一家合资企业担任市场部主管,经常跑市场、忙出差。老板要求大家每周都交一份工作报告,同事戴安妮很热心,每次都对琼斯说:“我在办公室,就帮你把工作汇报交给领导吧。”于是,琼斯把汇报发给戴安妮,让她打印出来再交给上司。

琼斯天真地以为戴安妮是在帮他,还对她感激不尽。三个月后的一天,老板找到琼斯,质问他为什么不交工作报告?琼斯这才知道,原来戴安妮每次交工作报告时,都对老板说:“这是我利用周末休息时间调查的市场报告。”

也许案例中的事情在职场中比较少见,但防人之心不可无,况且本该是自己做的事情,为何要让他人代劳呢?所以,该由自己去做的事情,就要自己去做。

◎利用汇报工作的机会,达到其他沟通目的

汇报工作是与上司的沟通机会。有时候汇报某项工作本身没什么特别的,但通过这次汇报,可以创造你与上司接触的机会,由此达成你其他的沟通目的。举个简单的例子:

董飞外派工作5年,申请调回总部,总部回应称:总部人手已够,暂无批准名额。董飞表示很想调回总部,总部回应说:可以先让他回总部帮忙处理一些工作,再争取留任。现帮忙的工作已经结束,总部领导没有后话。

董飞想借汇报工作的机会,与领导见上一面,详细了解领导的想法。他在简洁汇报了工作之后,将话题切入到调回总部一事上。在了解领导的想法后,董飞经过一番争取,最后,领导答应让他留任总部。

在这个例子中,如果董飞贸然去找领导谈留任总部一事,就显得很唐突,而且还可能引起领导的反感。因为之前他已经与领导针对此事交涉了多次。但如果他就此不提,那么就失去了留任总部的机会。怎么办呢?最后他借汇报工作的机会,与领导面谈此事,终于如愿以偿。这就是借工作汇报之机,达到其他沟通目的的成功案例。

借汇报工作的机会,达到其他沟通目的时,要注意两点:

(1)不可无事生非,本来没有工作汇报,却硬生生地找出没必要汇报的事情去汇报。显得这次汇报很牵强,完全就是在浪费领导的时间。换言之,借汇报工作的机会,必须是真的有工作要汇报。

(2)在汇报工作之后,谈论其他事情时,一定要顺其自然地切换话题,避免唐突地转换话题。你可以在领导听完你的工作汇报,对你的工作做出指示之后,再用“哦,我还想起一件事……”“诶,还有件事我想听听你的想法……”这样的方式转换话题。

2.汇报既是重视工作,也是重视上司

任何一位主管,都比较看重两样东西:一是他的上司对他的信任,二是他的下属对他的尊重。上司判断下属是否尊重自己,最重要的依据就是下属是否经常向自己汇报工作。

如果你懒于向上司汇报工作,而你的上司恰恰是心胸宽广之人,也许他会认为你工作太忙,没时间汇报工作,不与你计较。但如果你的上司是个心胸狭隘之人,他很可能会认为你不汇报工作,就是不把他放在眼里,就是把他的话当成耳旁风。甚至认为你在逃避检查,想逃离他的掌控,或认为你不尊重他,继而对你做出不利的事情。

杨辉是公司里有名的解决问题高手,同事们解决不了的问题,他一出手基本上都能搞定。凭借工作上的努力,熬了三年,他终于成为了部门主管。

成了主管后,杨辉工作上更加努力了。为了感谢上司的厚爱,他下决心为上司分忧解难。看到上司工作很忙,他就尽量不去汇报工作,不给上司添麻烦。有时候部门之间有了矛盾,或客户那边出了什么问题,他都自己解决,而且不跟上司请示汇报。

一天,上司听说客户那边出了问题,质问杨辉为什么不及时汇报情况,杨辉却轻描淡写地说:“这都是小事,不必麻烦你。”

上司更愤怒了,拍着桌子训斥他:“是大事还是小事,由我说了算。再说,客户的事情就没有小事,如果你及时汇报情况,我就会把本季度的培训重点放在客服部。现在好了,总部那边都已经确定了培训计划,你叫我怎么改?”

作为下属,你千万不能认为上司在哗众取宠、没事找事,不要认为“这点芝麻大的事情,不汇报有什么关系”。要知道,事情是否重要,应该由上司说了算。你的义务是据实汇报,也许你认为是小事的事情,上司却认为是大事,从中可以发现重要的线索,为决策提供重要的依据。

在西点军校,每天早晚列队时,总少不了报告人数:“报告长官,今天应到多少人,实到多少人,有几人事假,几人病假……报告完毕。”这是一种有头有尾的思维方式,通过汇报,长官能了解今天列队人数。长官要求学员按一定的规范汇报工作,而且要做到简洁明了。如果学员汇报不及时,或汇报态度不好,那会被视为破坏了规矩,破坏了学员对长官服从的天职。

部队如此,企业也是如此。不管你是高级管理者,还是普通职员,你都有义务向上司汇报工作。汇报工作既是重视工作的表现,也是重视上司的表现。养成主动汇报工作的习惯,让上司了解你的工作进度,了解你为公司付出的一切,对上司掌控全局、对你展示个人业绩都是有好处的。

在上司里,最怕的就是那种死干活,不汇报的下属,这样的下属容易给人“不可控、不可信”的感觉。上司会想:万一出了问题咋办?换位思考一下,如果你的下属每次接到你的工作安排之后,就不再汇报工作,你会不会提心吊胆,生怕下属在工作中出了问题,或是隐瞒问题不报,到时候事态发展到你无法掌控的局面?

江口克彦追随松下幸之助30年,他在《我在松下三十年——上司的哲学下属的哲学》中曾经专门谈到过汇报工作的问题。他认为,对于上司来说,最焦虑的就是无法掌握各项工作的进度。如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以,虽然只是一个简单的汇报,却能让你得到上司的肯定。

前言/序言

“我工作那么勤奋,上司怎么看不见?”

“我做了那么多工作,上司怎么从来不表扬我?”

“我的业绩比他好,为什么获得晋升机会的却是他?”

如果你苦于找不到这些问题的答案,不妨反省一下自己:是不是忽视了工作汇报?是不是不重视向上司汇报工作?

人在职场,拼的不光是硬实力,很多时候还要拼表现力。换言之,你不仅是要把工作做好,还要学会恰到好处地向上司展示你的工作成果。这就是为什么《哈佛学不到的管理策略》一书的作者马克?麦考梅克会说出这样的话:“谁经常向我汇报工作,谁就在努力工作;相反,谁不经常汇报工作,谁就没有努力工作。”

一般来说,你的上司最重视两样东西:一是他的上司是否信任他,二是他的下属是否尊重他,是否把他放在眼里、记在心上。对于上司来说,判断下属是否尊重他的最好依据,就是下属是否积极向他汇报工作。身为主管,你既有下属,也有上司,你是否会有这种体会呢?

心理学研究表明,人们对一个事物越熟悉,就会越喜欢它。如果你想获得一个好的职业生涯,首先必须让上司喜欢你,而最行之有效的方法莫过于提高你的“职场能见度”。这里所说的提高职场能见度,绝非有些主管认为的那样——多与上司胡聊闲扯、插科打诨,而是指通过积极向上司汇报工作,让上司看到你、记住你、认识你、信任你、重用你。

千万别认为汇报工作是做表面文章。要知道,汇报本身就是工作的一部分。它不是形式,而是实实在在的内容,是地地道道的正经事。通过积极汇报工作,不仅可以表达对上司的尊重和重视,还能让上司适时掌握你的工作进度,了解执行中遇到的问题或困难,及时作出指示,提供指导和帮助,确保工作的顺利落实。

松下幸之助的传人江口克彦曾经说过:“对于上司来说,最让人心焦的就是无法掌握各项工作的进度。如果没有得到反馈,以后就不会再把重要的工作交给这样的下属了。所以要知道,虽然只是一个简单的汇报,却能让你得到上司的肯定。”

事实上,积极汇报工作是向上管理的重要手段。向上管理,顾名思义就是下属管理上级,乍一听看似不可思议,其实是切实可行的,也是很有必要的。那么,为什么要向上管理呢?因为上司是人而不是神,他们总有自身的不足和性格弱点,其管理方式也可能不科学,通过积极汇报工作,能及时了解他们关注的要点,了解他们的思维方式和行事风格,同时可以向他们提供解决问题的建议和方案,必要时还可以劝说他们放弃可能的错误决策,避免公司遭受损失。当你的建议和方案被证明是有价值的,当你的劝说让上司避免走错了路时,上司一定会对你刮目相看,从而更加赏识你、器重你。如此,你还愁在职场没有出头之日吗?

根据“二八法则”,汇报只占工作的20%,却决定了80%的工作效率和工作成果,也决定了上司对你80%的满意度。所以,千万别小看汇报工作,这里面藏着深不可测的学问,蕴含着职场升迁的大智慧,学点儿汇报技巧才是正经事!


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