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★如何有策略地管理时间?这是现代人亟待解决的问题。日本经济学家野口悠纪雄通过手账革命将时间进行“可视化”管理,帮你解决困扰已久的“时间不足症”。
★对现代人来说,一天24小时远不够用,为什么总是抱怨没有时间?我们不妨反省自己,是否学会了管理时间的新方法。
★工作堆积如山、应酬接踵而来、还没按时完成上级布置的任务,家庭的琐事又让你忙得无暇分身。时间真的那么难以掌控吗?你是否想尝试利用碎片时间创造超额价值?野口悠纪雄将结合现代人的工作方式给予你发人深省的解答。
★时间不是难以捉摸的,挖掘碎片化时间的价值,让每分钟都有意义,你将离精英更近一步。
内容简介
时间管理是每个人都想实施,但又找不到有效方法的课题。
大多数人把全天的工作时间都耗费在与别人通电话上,却还是无法完全处理好联络事项。与此同时,新工作从天而降,超过截止日期却仍然没能完成的工作堆积如山。
随着年龄的增长,“没有时间”这个问题愈加严重,我们想要时间!
野口悠纪雄在《把碎片化时间用起来》中主要讨论了节约联系和寻找文件过程中的时间管理。技术进步让我们的工作更加便捷:交通设施的发达缩短了出行时间;通信技术的进步使联系更加及时化;电脑的普及提高了个人的工作效率……
可是,仅仅依靠技术进步,并不能产生富余的时间。我们要高效完成工作,更需要时间管理的新技巧。希望这《把碎片化时间用起来》可以教你识别“时间小偷”,帮你发现碎片时间中隐藏的超额价值,让你的每分钟都过得有意义。
作者简介
野口悠纪雄,1940年生于东京,1963年毕业于东京大学工学部,1972年取得耶鲁大学经济学博士学位。历任一桥大学、东京大学教授、斯坦福大学客座教授,2005年4月至今,任职于早稻田大学研究生院财经研究所。专业研究领域为经济理论、日本经济论。
主要著作:
《日本的反省:悬崖边上的经济》
《日本的反省:制造业毁灭日本》
《日本的反省:依赖美国的罪与罚》
《[超]文章法:文章撰写指南》
《虚拟货币革命:比特币只是开始》
目录
序章:和时间的斗争
想要更多的时间
想轻松地管理时间
想要能够在现实世界中使用的诀窍
“重要的事情很重要”,但是…
时间管理对谁来说有意义?
时间管理的三个要素
时间管理法能应对时代的变化吗?
第一章:看时间的技术
(1)你看到时间了吗?
安排日程的两个条件
安排日程的难度
滞留工作
拖延症
知道什么是重要的事
把时间和工作当作一个点来进行把握
(2)便览时间和工作
用日程一览表“看”时间
看不到时间的原因
人们把时间当作空间来把握
“无需秘书”就能看清工作
通过“需要立刻做的工作笔记”看一天的工作
通过十年计划表来看人生所拥有的时间
(3)手账革命
折叠式手账
传统式手账的缺点
应对A4时代、复制时代的必要
电子设备有可能变成手账吗?
第二章:日程安排的技术
(1)工作推进五原则
原则1:确保不中断的时间段
原则2:当下主义与应急措施
原则3:以拙速为宗旨
原则4:偶尔休息
原则5:先做不确定的事
无间断地完成工作并适用拙速原则
(2)计划制定方法的启示
启示1:用日志预测未来
启示2:自己限定期限
启示3:将计划安排告知相关人员
启示4:以一个口袋原则防止重复预定
(3)对突发情况的应对
未来无法预测
“超量”制定备用日
不制定三个月以后的计划
根据现场应急措施进行应对
补论:经济理论在日程安排中的应用
日程安排与预算管理
边际效用递减法则
合理的时间分配——边际效用均等化定理
边际效用递减法则的应用
备用日所隐含的风险溢价
第三章:让沟通更省时的技巧
(1)电话——问题百出的联络手段
电话是最好的手段吗?
时间碎片化事件
电话在最坏的时机打来
开场白问题
错过问题
听错和“说了、没说”问题
(2)合理的传真方式
能够停止使用电话吗?
从电话到传真
将传真接收文件用于事后的事务处理
自动生成计划表
能够判断对方的情况
传真发送其实很简单
顺利发回传真接收文件
稍微违反规则的秘诀
完善秘诀
确立传真的社会地位
依然重要的信函
基本原理——使用书面形式联系
(3)按时间顺序排列的电话簿和地址簿
花费时间的是寻找电话号码
按照时间顺序排列的通讯薄
名片、问候卡也按时间顺序排列
将通话记录运用到地址薄中
地址薄的制作方法
站在对方的立场上
第四章:组织内部的沟通革命
(1)将流动信息也记录到文书中
多写文书以“传话游戏”的方式处理日常业务
向上司报告也要使用文书
(2)重新认识文书和口头的区别使用
文书在时间管理中的作用
更适合口头的场合
但是,口头真的必要吗?
不透明的日本式组织
要求文书方式的条件变化
讲义是无用的吗?
(3)重新认识会议
会议是为了什么?
从会议到文书
(4)电子邮件时代的事务处理
提升文书优势的技术进步
工作的大部分内容是抄录
电子邮件——不需要抄录
也不需要校样的校对
电子化所带来的事务合理化
在家办公和移动办公
对多媒体产生质疑
如何应对“电子邮件地狱”
第五章:挤压归档与时间管理
(1)“超级”整理法的基础
节约找书的时间
挤压归档
没有分类为何能够检索?
时间管理中的挤压归档
电话号码、名片、电脑文件、笔记也按时间顺序进行整理
“超级”整理法的效果
(2)挤压归档的Q﹠A
总之先着手去做
以最小单位进行汇总
先进行内容分类比较好?
信封的标题
一旦使用,不会打乱时间顺序吗?
不能丢弃书籍?
(3)大脑生理学所支持的合理性
依然大量存在的“不为人知的超级整理派”
与动物的记忆机制相同?
人类不是千手观音
第六章:增加时间的技术
(1)时间能够增加
一天不是二十四小时
可以买到时间
将工作委托给部下
以各种各样的形式买时间
(2)时间被无偿交易
请教他人
请他人做笔记
时间的所有权在谁手中?
“时间小偷”的识别方法
不必要信息的识别方法
(3)空闲时间的有效活用
通勤时间
出差时间、移动时间、等待时间
理发店与出租车
第七章:人类的认知、记忆能力与时间管理
(1)神奇的数字“七”
只能判别七个
能在头脑中安排日程时和不能在头脑中安排日程时
多维容易识别
为何采用文书时,容易把握内容?
人类为什么能够专业化?
(2)短期记忆的界限
工作记忆
对外部记忆的活用会减轻大脑的负担
信息的符号化
日常使用的袋子要有七个左右
(3)应对工作记忆的挥发性
会挥发的工作记忆
避免“中断综合征”
注意力过度集中也是危险的
(4)笔记的记录方法
录音笔记—输入迅速
纸质笔记—如何协调防止遗失和即时输入
电子手段—输入是问题
终章:珍惜他人的时间
(1)确认规则
一个人无法构成世界
遵守约定时间
通告计划
通知等待时间
通知联络方式
三分钟之内挂掉公用电话
(2)减少浪费时间的“人情往来”
请停止“恳谈”
请停止“寒暄”
将列车的坐席分开
向具有透明规则的社会发展
(3)降低出行时间成本
制定使用新技术的规则
难懂的路标也是“时间小偷”
整备时间节约型社会资本
后记
参考文献
索引
精彩书摘
《把碎片化时间用起来》:
(1)你看到时间了吗?
安排日程的两个条件
计划安排是指在规定的时间内安排各种各样的工作。如果是比较短的时间段,我们可以比较容易地进行计划安排。
假设你正在入学考试会场努力答题。考试结束时间是12点,现在是11点17分。你要通过手表看到还剩下多少时间,并且思考如何将时间分配给尚未解答的问题。
通过这个例子我们可以知道,要想进行时间安排,需要准确把握以下两个方面:
a.自己所拥有的时间
b.自己应该做的事情
在现在这种情况下,a被清楚地显示在手表的表盘上;b作为眼前的考试,也可以被清楚地看到,因此,是可以进行时间安排的。
如果不能把握这些,时间安排就会失败,即使是在比较短的时间段,也会失败。假设手表是如下图右那样的数字式手表。此时,要想知道剩余时间是多少,我们就必须进行减法运算或者在头脑中浮现如下图左那样的表盘。要做这些工作,你就必须把思路从试题切换到时间计算上。因此,有时我们会因为不能很好地把握所拥有的时间而在时间分配上失败。
通过以上的思考实验我们能够明白,要想进行计划安排,以下两点是不可缺少的。一是需要像模拟式手表那样能让我们“一眼”把握所拥有的时间的道具,二是需要像眼前的试题那样能帮助我们“一眼”把握要做的事的道具。
但是,问题是对于更长的时间跨度:几个星期到几个月的期间——的计划安排,类似于刚才的例子中的道具是否存在?实际上,这种东西(只要你不特意下功夫)是不存在的。因此,时间和工作变得“难以看到”。正因如此,计划安排才会失败,针对这一点,我将在下文进行叙述。
数字式手表的这种缺陷广为人知。实际上,考试指南中就建议“不要把数字式手表带进考场”。事实上,市面上也有用表盘来进行显示的电子表。
安排日程的难度
假设我被交代了一项写一篇重要论文的工作(如果你是上班族,也可以把它设定为社长直接交代的制作企划书的工作)。假设今天是7月20日,截止日期是10月5日。对此,我最初的反应是“还有时间”,还有这么多的时间,再多的工作也能够完成。实际上,如果我从7月算起,秋季看起来还很遥远。也就是说,我在满足计划安排的第一个条件“把握自己所拥有的时间”这一点上失败了。
然而我却没有注意到这一点。因此,我不会立马着手工作上的事。因为还有其他迫在眉睫的工作,所以我会优先处理那些事。或者,我会陷入一种我还有无限的时间的错觉中,从而把时间用在不那么重要的事情上。不仅如此,我还会不停地把新的工作和会面安排在8月和9月,就像“浪费家”花钱如流水般地毫不吝惜地用掉我所拥有的时间。也就是说,我在满足第二个条件“把握要做的事情”这一点上也失败了。就这样,能够用在写论文上的时间不知不觉地就减少了。
滞留工作
一进入9月,截止日期临近了,我准备着手写论文的工作。可是不知为什么,却发现自己抽不出时间。由于论文进展不顺,我开始焦虑,再次查看计划表时,我发现了意想不到的事——竟然有好几个不那么重要的安排“赖在那里”。
比如,9月中旬有一个去出差的安排。虽然并不是非去不可的事,但当时想着能顺便去看看老朋友就制订了这个计划。可眼下对于我来说,一个小时都很宝贵,如果可以,我真想取消这个计划。但是,既然约好了,就不能不去,我只好哭着出了门,急急忙忙地当天往返,结果时间都浪费了。
类似的“滞留工作”不止这一件。面谈、聚会,以及担当研究会的负责人等,早知道会这么忙我绝不会安排好几件事进来。可是,我现在不能不去处理这些事,就这样,时间变得越来越少。
论文难以取得进展,焦虑变成惊慌,我眼睛充血,表情变得僵硬且阴暗。
拖延症
每当快到截止日期的时候,就会出现几个特有的症候群(综合征)。
第一,一着急就容易弄错方向。在山中迷路的人有时会着急地到处乱走,结果走向了意想不到的方向。由于没有仔细制订战略的时间,不认真确认操作方法就继续自己的计划,结果陷入白费时间的境地。
……